Вимоги до документів, що надсилаються на електронну пошту суду

Суд зазначає, що останнім часом надходить велика кількість електронних повідомлень, значна частина яких є заявами учасників судових справ, що не завжди відповідають вимогам офіційного повідомлення.

Вимоги до документів які надсилаються на електронну пошту суду регулюються Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг», ЗУ «Про електронний цифровий підпис» та ЗУ «Про електронні довірчі послуги».

Стаття 5 ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг» передбачає, що електронний документ – документ, інформацію в якому зафіксовано у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Відповідно до ст. 6 цього закону створення електронного документа завершується накладанням електронного підпису.

Тому при формуванні електронного листа потрібно дотримуватись наступних вимог:

• В рядку "Тема" вказується зміст листа у стислому вигляді. Якщо кінцевий адресат не має власної електронної адреси, то в електронному листі треба вказати, кому адресована передана інформація. Рядок "Тема" заповнюється обов`язково.
• Офіційний лист у повідомленні повинен містити інформацію про особу, що його надіслала. За необхідності зазначаються: прізвище, ім'я, по батькові відправника; назва установи, посада та назва підрозділу; код міжміського зв'язку (оператора мобільного зв’язку) та телефон; e-mail адреса.
• Обробці та реєстрації не підлягають електронні документи, у яких: 

1) відсутня зворотна електронна адреса;

2) зворотна адреса невідома та в тексті документа відсутній підпис, за яким можливо ідентифікувати відправника;

3) не вказана електронна адреса отримувача, якому надійшов документ (рядок "Кому:", "Копія:" або "Прихована копія:").

Відкривати файли, що приєднані до таких електронних документів, забороняється.

Лист має бути підписаний електронним цифровим підписом. Документи, отримані електронною поштою без електронного цифрового підпису не належать до офіційних. У разі надсилання електронних документів без електронного цифрового підпису  необхідно надсилати також оригінал документа в паперовій формі.

У зв`язку з цим, при направленні на електронну адресу Олевського районного суду Житомирської області електронних листів/повідомлень, прохання дотримуватись вищевикладених вимог.